PARĘ SŁÓW O KLIENCIE

CGA Invest Sp. z o.o. prowadzi działalność gospodarczą od 2002 roku. Jest firmą deweloperską działającą na terenie Łodzi, drugiego co do wielkości miasta w Polsce. Filarem działalności deweloperskiej jest budowa osiedli wielorodzinnych budynków

Profil biznesowy firmy opiera się na budowie, sprzedaży, podnajmie i wynajmie ich na rynku usług turystycznych. Szerokim zapleczem dla całej bazy noclegowej jest powstała od podstaw i również zarządzana przez CGA SA, jedna z większych w Polsce, stacja narciarska Czarna Góra (www.czarnagora.pl).

Obecnie CGA Sp z o.o. zarządza 150 pokojami w hotelu typu apart oraz 480 apartamentami w siedmiu obiektach. W budowie i sprzedaży jest kolejny obiekt z 84 apartamentami. Istniejąca baza noclegowa to 1700 miejsc noclegowych.

CO ZASTALIŚMY PRZYCHODZĄC DO FIRMY?

Napotkaliśmy problemy na wielu płaszczyznach. Ograniczony dostęp do informacji oraz dokumentów. Dotyczy to  zarówno sprzedaży, podnajmu oraz najmu. Problemy wynikają z zwielokrotnienia narzędzi, które były wykorzystywane w pracy a także braku powiązania między nimi w czasie rzeczywistym

Analiza potrzeb wykazała możliwość efektywnej poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa we wszystkich obszarach jego działania. 

Dla działań deweloperskich to usprawnienie procesu pozyskania klienta i zarządzania sprzedażą oraz procesem podnajmu i przypływu, w obrębie przedsiębiorstwa, informacji z nimi związanych.

Dla działań związanych z zarządzaniem podnajętymi nieruchomościami kluczową potrzebą jest usprawnienie procesów związanych z przepływem finansowym oraz automatyzacja procesu rozliczenia kosztów podnajmu. Pamiętajmy też o przepływie i dostępności do informacji.

Turystyczny obszar działalności to zarządzanie bazą 1700 miejsc noclegowych w sześciu inwestycjach w trzech lokalizacjach. Baza gastronomiczna, zaplecze rekreacyjne oraz ośrodek narciarski.

Główne zdiagnozowane potrzeby to poprawa przepływu informacji między poszczególnymi segmentami przedsiębiorstwa w celu operowania wspólną ofertą turystyczną (noclegi, wyżywienie, usługi dodatkowe takie jak basen, sauna, masaż, joga, instruktorzy; wypożyczalnie sprzętu sportowego, wyciągi narciarskie). 

Drugi obszar to zarządzanie kadrami pracowników sezonowych, które na etapie analizy opierało się na działaniu raczej intuicyjnym niż opartym na racjonalnych przesłankach.

Kolejny, istotny obszar to optymalizacja obłożenia i przychodu z najmu krótkoterminowego oraz potrzeba intensyfikacji działań związanych z dotarciem z ofertą do jeszcze szerszego grona potencjalnych klientów.

OKREŚLENIE CELU

Planując rozwiązania postawiliśmy sobie za cel taką organizację pracy by przede wszystkim zwiększyć dostępność do wszystkich informacji odnośnie oferty sprzedażowej i turystycznej jak i do informacji odnośnie klientów. Jednocześnie dbając o łatwą i szybką implementację informacji przez każdego, zaangażowanego w procesy pracownika.

Chcemy zaimplementować nasze rozwiązanie, które umożliwi integrację systemów w obszarze wspólnego działania wszystkich komórek przedsiębiorstwa.

Pozwoli to na przepływ informacji w czasie rzeczywistym a co za tym idzie dostęp do wszystkich niezbędnych informacji natychmiast po ich umieszczeniu w bazie niemal z każdej komórki przedsiębiorstwa. Jest to szczególnie ważne w takich przedsiębiorstwach jak CGA gdzie biura i punkty obsługi klienta znajdują się w wielu miejscach. Nasze rozwiązanie jest zoptymalizowane pod kątem autonomii pracy co jest korzystne z wielu powodów i może sprawić, że poszczególni pracownicy mogą pracować w izolacji co jest szczególnie istotne w obecnych czasach pandemicznych.

Powstała w ten sposób baza byłaby również źródłem informacji dla projektowania strategii zatrudnienia w przyszłości.

Tak szeroki zakres zbierania informacji i oddziaływania na funkcjonowanie wszystkich komórek przedsiębiorstwa wymagało od nas uwzględnienia mobilności oraz dostosowania do potrzeb pracowników we wszystkich zintegrowanych komórkach.

NOWY PROCES, NOWE WYZWANIA

Dostępność do dużej ilości informacji, niezależnie od jej przydatności może wpłynąć na ograniczenie wydajności pracownika ze względu na trudności w dotarciu do konkretnej informacji. Więcej ludzi, więcej informacji, więcej myślenia. Nasze działania mogą zwiększyć wysiłek potrzebny do zorganizowania pracy lub spowolnić nawigację po danych, potencjalnie skutkując mniejszą wydajnością pracowników. Wyzwaniem było zrównoważyć potrzebę klienta nie ograniczając szybkości działania.

Wcześniejsze doświadczenie klienta pozwoliło nam zrozumieć jak mogłyby wyglądać poszczególne procesy  aby spełnić oba warunki. Oto niektóre z aspektów, które uwzględniliśmy projektując system:

Ludzie naturalnie chcą działać szybko:
pracując, człowiek automatycznie szuka najszybszych ścieżek postępu. Tworząc system staraliśmy się ograniczyć konieczność klikania i wpisywania danych do jak najmniejszej ilości, wykorzystując wszelkie informacje wcześniej wprowadzone do systemu.

Ludzie interpretują działania na swój sposób:
Ludzie w swojej pracy korzystają z różnych modeli psychologicznych– zespołów, produktów, projektów, ludzi – gdzie standardy mogą być różne. Wytyczne i procedury powinny być zatem jasne i intuicyjne, aby przebić się przez indywidualne instynkty.

Musieliśmy wziąć pod uwagę każdy szczegół tych zachowań, zanim przejdziemy do przodu.

SPOSOBY PRACY

Mieliśmy cel i znaliśmy wyzwania, które nas czekały, ale jak poradziliśmy sobie z tym problemem? 3CUBE powołało zaufaną grupę roboczą, w której zgromadził pracowników CGA SA, którzy reprezentowali wszystkie działy firmy.

Na początek grupa zdefiniowała zestaw zasad, które odzwierciedlały nasze cele i kierowały naszymi pomysłami:

Kompleksowość
stworzenie wspólnego obszaru działania dla wszystkich komórek przedsiębiorstwa oraz ujednolicenie wspólnych obszarów różnych komórek.

Dostępność
jak najszersza dostępność do stworzonego obszaru, nieograniczona miejscem, technologią czy możliwościami technicznymi

 
Autonomiczność
niezależność pracy poszczególnych osób, zespołów, jednostek.

Personalizacja
spersonalizowanie obszaru ze względu na jednostkę, zespół, osobę

Prostota i przejrzystość
intuicja to nasze motto, prosta obsługa zapewnia łatwe i przyjemne użytkowanie i przyśpiesza wykonywanie zadań 

WYNIK

Wprowadziliśmy do firmy rozwiązania oparte na naszych sztandarowych produktach dedykowanych branży developerskiej i turystycznej rozbudowane o algorytmy machinelearning  wspomagające proces związany z zatrudnieniem pracowników sezonowych
 

Główne moduły nowej platformy to:
 

Zintegrowane platformy pozwoliły na „przerzucanie” potrzebnych danych między działami oszczędzając im czasu i pracy, która byłaby poświęcona na ich ponowne wprowadzenie. Zintegrowana platforma to również bieżące informacje dotyczące aktualnej oferty.

Rozwiązanie zostało oparte na technologii webowej, dzięki czemu dostęp do niej nie wymaga sprzętu o określonej konfiguracji a jedynie podstawowego komputera z dostępem do Internetu. Użyte technologie pozwalają na korzystanie z narzędzia nawet przy bardzo niskim poziomie sygnału, co nie wyklucza pracy w miejscach z ograniczonym dostępem do Internetu.

Zastosowany system uprawnień pozwala na niezależną pracę każdego użytkownika, jednocześnie personalizując wyświetlane dla niego informacje ze względu na przynależną grupę zespół lub wykonywane działania.

Proste i intuicyjne interfejsy, po części również responsywne, dostosowane do  wykonywanych zadań ułatwiają codzienną pracę, pozwalając skupić się na problemie a nie na narzędziu.

Jednolita i szeroka baza informacji to podstawowe źródło dla analizy codziennej pracy i grunt do tworzenia strategii na przyszłość.

CO POTEM?

Grupa robocza opracowała również poradniki i przewodnik audio po nowej platformie i włączyła go do szkolenia, które zorganizowaliśmy dla wszystkich użytkowników systemu. Grupa robocza przeprowadziła również pewne działania kontrolne, regularnie sprawdzając platformę w celu wyeliminowania niezgodnych z wcześniej ustalonymi normami zachowania, szczególnie w obszarze implementacji informacji. Stworzyliśmy również łatwy w dostępie kanał z pomocą, na którym pracownicy mogą zgłosić zastrzeżenia, uwagi lub po prostu zadać pytanie.

REKOMENDACJE

Używamy nowej platformy i uważamy, że jest niezastąpiona. W większości pracownicy szybko opanowali przyjazny interfejs  i dostosowali się do systemu. Dostęp do wszystkich informacji po części przeniósł na w kolejny etap naszego rozwoju. Wierzymy, że będzie to miało wpływ, który zamierzaliśmy osiągnąć, i będziemy kontynuować rozwój w miarę przekazywania opinii naszych pracowników i obserwacji pojawiających się trendów.

Karolina Haczkiewicz

seo S.Haczkiewicz HM Spółka Komandytowa